True Affairs

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Wir sind doch selber schuld!

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Arbeiten Sie auch zu viel? Sehnen Sie sich auch nach dieser einen Stunde, in der Asien schon Feierabend hat, die USA aber noch nicht wach sind? Und befinden sich in Ihrem Postfach auch ausschließlich ganz, ganz dringende Emails? Dann geht’s Ihnen wie mir. Aber ich sage: „selber schuld!“?

Sind wir doch mal ehrlich miteinander: Unser eigener Anspruch setzt uns mehr unter Druck als die eingehenden Emails. Beispielsweise, wenn ein Kollege sein international zusammengesetztes Team um einen Report bittet. Seine Deadline berücksichtigt selbstverständlich einen zeitlichen Puffer. Doch während manche Kollegen nach dem zweiten Reminder anfangen, die Infos zusammenzustellen, knalle ich (imaginär) mit den Hacken und erwarte ein Schulterklopfen, weil ich noch vor Ablauf der Frist liefere. Nennen Sie es „German efficiency“ oder „anerzogenes Pflichtbewusstsein“. Es ist ein klarer Fall von „selber schuld!“ Solche Beispiele gibt es haufenweise in unserer serviceorientierten Beratungsbranche. Deshalb gelten Agenturen auch als „Sweatshops“, die junge Talente irgendwann ausgebrannt ausspucken und den Wunsch hinterlassen, einen Korallenkettenversand auf Bora-Bora aufzumachen. Umso größer ist unsere Verantwortung dem Nachwuchs gegenüber, um ihn vor dem Strudel aus Pflichterfüllung, Druck und Hetzerei zu schützen. Das gelingt aber nur, wenn wir vorleben, wie man effizient arbeitet, ohne sich dabei aufzureiben. Nur ist das leider anstrengender, als einfach auf die „verweichlichte Generation Y“ zu schimpfen.

Ich starte mal mit drei Tipps und würde mich über Ergänzungen freuen:

Fragen Sie nach! Wann ist die angeforderte Information tatsächlich fällig? Will der Auftraggeber die Aufgabe einfach nur selber vom Tisch haben, reicht ein kurzes „Ich kümmere mich“ manchmal schon aus. Wer sagt „Ich brauche das bis Freitagabend“ wird sich vor Montagmorgen vermutlich gar nicht damit beschäftigen. Jedem „asap“ sollte die Frage folgen: „Reicht es Ihnen, wenn ich es um XY Uhr schicke?“ Und eine fixe Deadline ist genau das: fix! Es gibt keine Schokolade für die, die schon am Vortag liefern.

Schalten Sie ab! Erreichbarkeit? Ja! Aber warum nicht von anderen lernen? Pauschal gesagt: Der Franzose verbringt den August am Strand, der Amerikaner möchte am 4. Juli keinesfalls gestört werden, der Niederländer ist am Königstag nicht ansprechbar. Gönnen wir es ihnen von Herzen und kommunizieren wir klar, was uns wichtig ist. Beispiel: „Weihnachten/der Geburtstag meiner Tochter/das Viertelfinale der Fußball-WM ist mir heilig. Ich bin morgen wieder für Sie da. Aber heute bin ich nicht (mehr) im Dienst.“ Ich habe noch nie einen Kunden erlebt, der dafür kein Verständnis gehabt hätte.

Beherrschen Sie Ihre Emails – bevor diese Sie beherrschen! Wenn Sie an einer Präsentation arbeiten, schalten Sie die Funktion für automatisch aufpoppende Benachrichtigungen aus. Wir transplantieren keine lebenden Organe und es gibt nichts, was nicht eine Stunde warten könnte. Setzen Sie nicht jeden cc, nur um ihrer Informationspflicht Genüge zu tun. Ein abendliches Statusupdate reicht oftmals aus für jene, die nicht direkt involviert sind. Und reden Sie bitte häufiger miteinander – das entschleunigt, macht Spaß und dämmt die Email-Flut ein. Oder nennen Sie mir einen Grund, warum, zur Hölle, der Kollege im Nebenzimmer eine Mail von Ihnen erhalten sollte?!

Und jetzt sind Sie dran!

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12 Kommentare

  1. Moderne Kommunikationsmittel machen uns das Leben sicher wesentlich einfacher. Erinnere mich noch gut an den klassischen Postversand einer Pressemeldung an die Redaktionen oder die unzähligen Nächte im Vorfeld der CeBIT, um Pressemappen zu konfektionieren. Das schaut heute alles ganz anders aus. Allerdings: Auch mit E-Mail, Facebook, Twitter und Co. bleibt es einem nicht erspart, Aufgaben zu priorisieren / selektieren. Das ist am Ende des Tages keine Frage des Mediums.

  2. Unbedingt, da geb ich Dir recht. Aber das Priorisieren fällt vielen gerade dann schwer, wenn im Sekundentakt Anfragen aufpoppen. Da müssen „seniorigere“ Kollegen den Nachwuchs auch entsprechend unterstützen…

    • Die Einstufung der Dringlichkeit einer E-Mail – und damit auch der sich daraus ergebenden Aufgaben – sollte sich der Empfänger nicht aus der Hand nehmen lassen. Da können noch so viele rote Rufzeichen aufpoppen! Klar würde ich den Status den Absenders und das Thema und die vielen anderen Faktoren mit berücksichtigen – am Ende des Tages muss ich aber meine Aufgaben selbst priorisieren!
      Mir hilft da manchmal die einfache Frage: Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht (heute) erledige? Wenn die Antwort „nichts“ ist, dann ist die Aufgabe nicht wichtig.

  3. Auch wichtig: emails nur zu bestimmten Zeiten – max. 3-mal am Tag abrufen, entschleunigt auch,

    • Das ist in unserer Branche leider illusorisch. Aber die Pop-up-Funktion auszuschalten bzw. stark zu priorisieren, ist unerlässlich. Wer den 3-mal-täglich-Rhythmus durchsetzen kann, sollte das aber tun. Würde ich auch manchmal gerne 😉

  4. Na, irgendwann zwischen den Meetings etc muss ich doch auch ‚mal was vom Tisch schaffen, und wenn’s brennt, kommt der/die Kollegin schon …

    • Dem stimme ich absolut zu! Wenn etwas wirklich wichtig und dringend ist, schreibe ich keine Mail sondern nehme den Telefonhörer in die Hand.

  5. Eine Idee wäre, E-Mails gedanklich mit dem guten alten Brief gleichzusetzen, mit einem Telefonat oder mit einem Meeting. Mal ehrlich: Würden wir anstelle eines riesigen CC-Verteilers alle in einem Konferenzraum versammeln, eine Telefonkonferenz anberaumen oder für jeden eine Kopie der Nachricht per (Haus-)Post verschicken?

  6. Alles Ineffiziente kommt m. E. auch daher, dass chronische Überarbeitung als schick angesehen wird. Wer seine Aufgaben schnell und effizient bewältigt, hat aus der Optik anderer nicht genug zu tun. Ich habe Studenten im Praktikum erlebt, die trotz getaner Arbeit nach offiziellem Dienstschluss noch eine Stunde länger blieben, um zu zeigen, wie gut sie auf dem Bürostuhl sitzen können.

    • Das ist die „preußische Beamtenmentalität“, die leider noch in vielen Unternehmen herrscht. Getreu dem Motto: „Wer da ist, arbeitet. Wer nicht da ist, tut nichts.“ Deine Idee, sich bei jeder Mail zu fragen, ob man dafür auch telefonieren o. eine Konferenz einberufen würde, gefällt mir gut 🙂

  7. Noch ein Tipp für E-Mail-Empfänger: Fühlt Euch nicht zu Aktionismus berufen, wenn Ihr nur cc seid – Ihr sollt nur informiert werden. Klar denkt man trotzdem mal mit und hat vielleicht auch eine tolle Idee, die man gerne äußern möchte. Dann aber nicht an den ganzen Verteiler ein fröhliches „Hallo Zusammen“ senden, sondern an den konkreten Absender!

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